Mengenal PPID Bawaslu Kabupaten Temanggung

Humas Bawaslu-TEMANGGUNG. Permulaan mengenal pembentukan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) di lingkungan Bawaslu Kabupaten Temanggung diperoleh melalui rapat kerja teknis, yang diselenggarakan pada tanggal 6-7 November 2019 di Fave Hotel Cilacap, kegiatan ini digelar oleh Bawaslu Provinsi Jawa Tengah, segera setelah mengetahui konsep dasar terkait pembentukan PPID, Bawaslu Kabupaten Temanggung menindaklanjutinya dengan melakukan audiensi dan koordinasi dengan dinas terkait, seperti dinas komunikasi dan informasi, sebagai sarana berbagi pengalaman, serta menambah wawasan hal ihwal PPID, tidak berhenti disitu Bawaslu Kabupaten Temanggung juga menempuh berbagai cara, misalnya meminta masukan, saran dan pendapat dari insan pers maupun pihak terkait yang membidangi data informasi di wilayah Kabupaten Temanggung.

Kemudian setelah mendapatkan bekal yang cukup, demi menjaga hak publik atas informasi, Bawaslu Kabupaten Temanggung mulai berupaya mengumpulkan dokumen, data-data serta informasi hasil kinerja pengawasan, yang meliputi data penanganan pelanggaran, data penyelesaian sengketa, dokumen keorganisasian dan sumber daya manusia, serta data keadministrasian dan keungan.

Prosedur kinerja Bawaslu merupakan lembaga yang bekerja dengan prinsip kolektif kolegial, saling terhubung diantara semua divisi, begitu pula terkait data dan dokumen, masing-masing divisi wajib menyampaikan data, dokumen dan informasi lainya, kepada pejabat pengelola informasi secara berkala, sebagai dasar bagi pengelola dalam menyusun serta mengkonsolidasikan daftar informasi publik, tentu setelah sebelumnya dilakukan inventarisir, pengorganisasian serta penyortiran data dan informasi yang telah terkumpul.

Data dan informasi yang dirangkum telah di kelola Bawaslu Kabupaten Temanggung sejak akhir tahun 2017 hingga tahun 2018 baik yang berhubungan dengan hasil pengawasan Pilkada, pengawasan Pemilu tahun 2019, maupun pengawasan Pilpres Tahun 2019, hasilnya kemudian dikelola dan dikonsolidasikan melalui rapat lintas divisi.

Hasil rapat diputuskan sejak tanggal 31 Maret 2020, pejabat pengelola informasi dan dokumentasi resmi dibentuk yang disahkan melalui surat keputusan nomor 01/Bawaslu Prov.JT-27/HK.01.01/III/2020, sebagai penanggung jawab utama Sam Fery Baehaki (Anggota Bawaslu Kabupaten Temanggung yang membidangi Divisi Hukum, Hubungan Masyarakat, Data dan Informasi). Pejabat pengelola informasi inilah yang kemudian mempunyai kebijakan terhadap konsolidasi pengelolaan dan pelayanan informasi publik di lingkungan Bawaslu Kabupaten Temanggung. PPID dibiayai oleh APBN, adapun anggaran yang dapat dirserap dalam kegiatan pengelolaan data dan informasi pada tahun 2020 sebesar 15.000.000,- dari 27.600.000,- anggaran yang tersedia, sedangkan pada tahun 2021 realisasi anggaran PPID menggunakan anggaran pengelolaan kehumasan, yang terealisasi sebesar 7.350.000,-.

Meskipun dengan anggaran yang terbatas, PPID Bawaslu Kabupaten Temanggung tetap menjamin hak akses informasi bagi publik, dengan berinovasi mempublikasikan layanan informasi melalui berbagai kanal, baik media sosial atau siaran live, salah satunya publik dapat mengakses informasi lewat aplikasi android, yang dapat diunduh melalui hand phone, kemudian akses lainya, melalui obrolan santai podcast solutif, livestreaming, seputar info Bawaslu, webinars, poster, fleyer, penulisan artikel berita dan pers rilis serta e-book yang dipublikasikan secara berkala baik live atau delay disesuaikan dengan perkembangan kebutuhan informasi. Tidak berhenti disitu, kerja sama dengan media konvensional seperti radio dan TV baik swasta maupun pemerintah, juga ditempuh, seperti dialog di TV dan Radio lokal. Bahkan inovasi yang paling fenomenal adalah mempublikasikan layanan informasi melalui videotron milik pemerintah kabupaten, hal ini dipandang perlu, dengan alasan videotron ini terpampang di pusat kota Temanggung, tujuanya supaya di saksikan oleh banyak pihak.

Dalam perjalananya PPID Bawaslu Kabupaten Temanggung mengalami berbagai dinamika, seperti di kala pertama kali membuat menu daftar informasi publik, masih sempat kebingungan menu apa saja yang harus dimuat, termasuk kendala yang dihadapi menu sudah dimuat namun kadang-kadang server down, sehingga menu yang dibuat hilang begitu saja, sehingga menu yang hilang harus dibuat kembali sejak awal, namun atas kerja keras dan keuletan tim, kendala yang dihadapi mampu diselesaiakan dan akhirnya web site resmi PPID Bawaslu Kabupaten Temanggung dapat terwujud, di laman https://ppid.temanggung.bawaslu.go.id/ dan daftar informasi public yang berhasil di update PPID Bawaslu Kabupaten Temanggung sejak tahun 2000 sebanyak 101 Dokumen.

Demi menjamin prinsip keterbukaan, Bawaslu Kabupaten Temanggung berusaha meningkatkan sarana desk PPID layanan informasi, tujuanya untuk mempermudah masyarakat dalam memperoleh hak atas informasi.

Peningkatan layanan Desk PPID Bawaslu Kabupaten Temanggung yang tersedia terdiri dari meja pelayanan dengan 1 (satu) orang petugas PPID, dengan tugas setiap hari dijadwalkan melayani permohonan informasi. Petugas PPID bertugas untuk menerima permohonan informasi dan mencatat informasi yang dimohonkan sesuai dengan SOP Pelayanan Informasi, kemudian fasilitas layanan yang disediakan berupa komputer yang terkoneksi dengan internet, formulir permohonan, formulir pemberitahuan tertulis, formulir penolakan Informasi dan keberatan informasi, berita acara tanda terima informasi, Daftar Informasi Publik (DIP), prosedur  permohonan informasi, buku tamu untuk mencatat data pemohon informasi, alat tulis kantor yang bisa digunakan pemohon, handsanitizer serta pengukur suhu tubuh.

Hasil monitoring dan evaluasi terhadap PPID Bawaslu Kabupaten Temanggung yang dilakukan oleh Komisi Informasi Provinsi Jawa Tengah pada tahun 2020 mendapat peringkat ke-17, sedangkan pada tahun berikutnya tahun 2021 memperoleh peringkat ke-15 dari PPID Bawaslu Kabupaten/Kota se Jawa Tengah.

[caption id="attachment_1482" align="aligncenter" width="497"] Konsolidasi Data Informasi Publik[/caption]